生産性の高い会議で起きているコミュニケーションとは

うちの会議って長いなあ…タスクが進まないからまた残業だ…
そんなことを思ってしまう場面に出くわしたことはありませんか？

生産性の低い会議は、それだけでモチベーションを低下させ、あなたの能力を発揮できなくしてしまいます。
とはいえ私も、生産性が高い会議と言われてもイメージができないという人も数多く拝見してきました。
その理由は、「無理」だと内心で諦めてしまっているから。

ただ、忘れないで欲しいのはフューチャープルという考え方。

未来が現実を牽引するという考え方で、思い描けば思い描くほど理想の未来に近づくというものです。
そこで今回は、カウンセリングやリサーチの結果分かった「生産性の高い会議」のイメージをもとに、必要なコミュニケーションについて探ります。

■生産性が高い会議とは？

生産性の高い会議と聞いてどのような会議を思い浮かべますか？
人の数だけ回答はありそうですが、組織支援を続ける中で良く聞くものは、以下の3つのような気がします。

①役職や経歴に寄らず自由闊達に全員が発言できている会議
②新しいアイデアや考え方が数多く出てくる会議
③時間が短く、コンパクトに行われている会議

会議という性質上、複数の人が介して議論をするわけですから、マンパワーが形になる必要があります。
だからこそ、「短い時間で、新しい意見・アイデアが、ほぼ全員から出ていること」というのが高い生産性に寄与するというのは納得できるのではないでしょうか？

■生産性をあげる為に

では、生産性が高い会議を行うにはどうすればよいのでしょうか？
以下の3点をお勧めします。

１．意見を求める際には「若手」から
入社1年目のメンバーが10年目の中堅社員の意見を聞いた後で発言するのは困難です。
意見を言いにくそうな人から先に意見発散の場を作っていきましょう。
また、この取り組みにおいては「さえぎらずに聞き切る」ということが一番大切です。
意見を言っても否定されたりすることが続くと、意見を言うことさえ嫌になり、会社そのものが嫌になるかもしれません。

２．司会は「ファシリテーション」に徹する

会議の場ではファシリテーションが命です。
まとめることは大切ですし、自分の価値観を主張していくことも大切ですが、司会はみんなのために存在していることを忘れないようにしましょう。
あの人が司会をするといつも長いといったイメージを持たれてしまうと、会議の開始時から参加者のテンションは下がってしまうでしょう。
長い人の話を捌き、質問を場に投げ、会議をリードするという役割をしっかりと意識してみて下さいね！

３．前準備の質が会議の質と心得よう

そもそも会議に参加する前に、しっかり巻き込めているでしょうか？
招集されたはいいけど、何の時間か分からないという状態では、アイデアも出てきません。

何の目的で会議を開催するのか？
ゴールはどこなのか？
その為にどんな意見を言って欲しいのか

といったことを会議を招集する際には明確に展開し、各自で準備ができるようにする必要があります。

いかがだったでしょうか？
いきなり全部を行う必要はありませんから、取り組みやすい部分から取り組んでいってみて下さいね。

＜著者プロフィール＞

木村 俊夫（きむら　としお）
カウンセリングの良さを世の中に伝えるエバンジェリスト（伝道師）。
自信を持ってチャレンジし続けられる人と社会を目指している。
「成長は傾聴から」をスローガンに、「あなたの役に立つ支援」を毎日行っている。
教育業界出身で、教えるということに定評がある。
現在ではカウンセラー、講師、事業企画と活躍の幅を広げている。